Planejamento estratégico para 2021

Fim de ano. Hora de separar um momento para rever tudo o que foi feito, o que deu certo e o que não deu, e planejar os próximos passos para 2021.

Eu sei, planejar qualquer coisa pra 2021 pode parecer complexo, confuso ou até perda de tempo, depois de termos vivido um ano tão caótico e fora da curva como foi 2020. Como fazer um planejamento estratégico para outro ano tão cheio de incertezas?

Bom…esse é um ponto: nós nunca temos certeza de nada. Temos pouquíssimo controle sobre os fatores externos que podem afetar nosso negócio (economia, política, pandemias, mercado, concorrentes, plataformas de mídias sociais, etc.). E é exatamente por isso que você precisa se planejar.

Entender o cenário atual da sua empresa, suas forças e fraquezas, possíveis oportunidades e ameaças, conhecer o mercado, enfim…tudo isso te dá mais confiança e capacidade de refazer o seu planejamento caso imprevistos aconteçam (e, como aprendemos esse ano, eles vão acontecer).
Planejar é o que diferencia o seu negócio, o seu projeto, de um hobbie – para uma empresa existir, você precisa ter resultados (seja lá quais forem eles), precisa lucrar, crescer de alguma forma, e o planejamento é a ação principal para que isso aconteça. Um hobbie é um hobbie, você faz por prazer, sem necessariamente ganhar dinheiro com ele.

Para que o planejamento estratégico não caia no esquecimento lá pra fevereiro (sei como é fácil definir as metas do ano seguinte e guardá-las na gaveta depois), sugiro que você tire um tempo toda semana para revisitá-lo. Eu costumo pensar na estrutura do meu planejamento da seguinte forma:
Planejamento anual: visão mais ampla e macro do negócio, do mercado e dos meus objetivos.
Planejamento trimestral: visão mais ampla e macro do negócio e dos meus objetivos, mas com tarefas e metas semi-estabelecidas para cada mês, além de uma análise simples de resultados do trimestre anterior.
Planejamento mensal: análise do resultado do mês anterior, estrutura bem detalhada de tudo o que precisa ser feito, com metas claras, prazos bem definidos, dificuldades esperadas.
Planejamento semanal: um calendário com os dias da semana e todas as tarefas que eu me comprometi de fazer ao longo dos dias. Toda sexta-feira eu avalio a planilha de metas do mês e marco o que foi concluído, o que está pendente, atrasado e por aí vai. Parece muita coisa, mas prometo que vai ficando mais fácil conforme você vai descobrindo o seu jeito.

Eu não quero vir aqui e fazer cagação de regras sobre como o seu planejamento deve ser, o que ele precisa ou não ter. Eu tenho um pouco de ranço de fórmulas prontas pra qualquer coisa (nem receita eu sigo direito, sou mais da galera da cozinha intuitiva – e dá certo), acho que cada pessoa precisa construir um planejamento que sirva para si, testando e experimentando estudos, análises e projeções diferentes. Vou compartilhar o formato do planejamento que estou fazendo esse ano, explicar cada item e ainda incluir algumas observações no final. 
Os pontos principais do meu planejamento desse ano:

• Análise de resultados de 2020

Avaliei todas as metas que tracei para o ano e os resultados obtidos com cada ação. Faço um balanço do que deu certo, o que deu errado, o que funcionou de um jeito diferente do que eu esperava e o que eu ainda preciso continuar a cuidar no ano que vem. Faço essa análise pensando em quatro pontos importantes do meu negócio: relacionamento com público, relacionamento com clientes, marketing e financeiro.

Para o ano que vem, quero incluir um quinto ponto na análise: estudo e pesquisa. Além desses itens, avalio também o meu aspecto emocional como empreendedora. Quais eram as minhas expectativas, quais foram as minhas conquistas e frustrações, como me senti em diversos momentos, dificuldades pessoais e por aí vai.

Eu, que venho de uma área que construiu uma visão mercadológica bastante fria sobre como o planejamento estratégico deve ser (a palavra “estratégico” define bem: estratégia, racional, fria, calculada), me senti um tanto estranha incluindo o aspecto emocional em uma análise de resultados. Mas, pra mim, fez muito sentido.

Existe uma pessoa por trás do meu negócio, que sente, vibra, chora, sofre. A forma como eu me sinto (ou gostaria de me sentir) com o meu negócio é uma métrica bem importante. Além disso, ter essa visão me ajudou a perceber alguns padrões e gatilhos emocionais.

• Análise do cenário atual da empresa

Uma análise fria e crua de como a sua empresa está agora. Faturamento médio, número de clientes, número de seguidores, quantidade de produtos / serviços, valor total de custos e gastos fixos, etc. Para facilitar, você pode pensar em cada departamento da empresa, individualmente.

Mesmo que você, como eu, trabalhe por conta e sozinha, ainda vale pensar dessa forma, considerando os departamentos mais relevantes, como o financeiro, marketing, relacionamento com clientes, área comercial, pesquisa e inovação, e por aí vai. Faça a análise de como está cada área e reflita sobre o que pode ser melhorado ao longo do próximo ano. Esses pontos serão transformados em metas depois.

• Análise de mercado

Uma análise externa, pensando em alguns pontos que podem afetar o seu negócio: a situação econômica do país, alta do dólar, atuação dos seus concorrentes e por aí vai. Não precisa fazer uma pesquisa absolutamente extensa, foque em descrever o cenário externo atual e como essa situação pode afetar o seu negócio – positiva ou negativamente.

Sobre os concorrentes, quero fazer uma observação: eu aprendi a estudar outros profissionais da minha área com um olhar de “quero conquistar o mercado dele”. Desde que comecei a empreender, essa minha visão seguiu o caminho oposto. Tenho pensado cada vez menos em “concorrentes” e cada vez mais em “possíveis parceiros”. Hoje, faço essa parte da análise não buscando pontos de fraqueza, mas sim enxergando o que eu admiro naquela profissional, o que posso aprender com ela, o que ela faz que parece estar dando certo, o que nos distingue e, também, como poderíamos trabalhar juntas para agregar ainda mais valor ao nosso público. Recomendo que você faça o mesmo.

• Análise SWOT – empresa e pessoal

Se você nunca ouviu falar, a SWOT é uma sigla em inglês para análise de Forças (Strengths), Fraquezas (weaknesses), Oportunidades (opportunities) e Ameaças (threats). Em português, chamamos de Análise FOFA (hehe). 
A SWOT é uma matriz, um quadro dividido em quatro partes. No quadrante superior estão os dois fatores internos: forças e fraquezas. No quadrante inferior estão os fatores externos: oportunidades e ameaças. Para esse ano, estou incluindo não só a SWOT da empresa, mas também uma minha, como empresária. Quero ver se me traz uma visão mais clara sobre as minhas competências e sobre os fatores internos que podem me prejudicar (e prejudicar meu negócio, claro). Explicando um pouco mais cada quadrante:
Forças: todas as qualidades, seus diferenciais, características positivas (tanto da empresa, quanto suas). Tanto nessa etapa quando nas fraquezas, você olhará para dentro. Por exemplo: se você tem um público altamente fiel e engajado, isso é uma força. Se você é especialista na sua área, também. O mesmo vale para questões pessoais, como ser uma pessoa determinada, resiliente, que está sempre aprendendo, etc.
Fraquezas: Aqui vemos o oposto. Os defeitos, os pontos à melhorar características negativas (tanto da empresa, quanto suas). Por exemplo: ser insegura, não saber dizer não, não ter um controle rigoroso do seu estoque, não fazer o balanço financeiro, etc.
Oportunidades: agora, sim…vamos olhar para todas as questões externas ao seu negócio e à você. Todas as oportunidades que o mercado atual apresenta, tudo o que pode ser aproveitado para trazer resultados positivos para o seu negócio. Você conseguirá definir as oportunidades olhando para a sua análise de mercado. Por exemplo: por causa do covid, muitas pessoas passaram a buscar uma dieta mais saudável, o que pode ser uma oportunidade para nutricionistas e pessoas que trabalham com a produção de marmitas fit.
Uma oportunidade para você, enquanto empreendedora, pode ser uma formação, curso ou workshop que será lançado ou oferecerá bolsas e descontos. Cabe à você entender e planejar como irá aproveitar oportunidades como essas. 
Ameaças: aqui, você irá analisar todos os fatores externos que podem prejudicar a sua empresa. Por exemplo: mais pessoas desempregadas pode significar uma redução no seu número de clientes e afetar seu faturamento. As medidas de contenção do COVID forçaram muitos bares e restaurantes fecharem suas portas e precisarem adaptar seus negócios ao delivery ou outros formatos. A segunda onda da pandemia pode afetar você emocionalmente – e fisicamente, ÓBVIO – e te deixar em menos condições de trabalhar. Importante: procure olhar para as oportunidades e ameaças com um olhar neutro sobre a situação, sem o seu viés pessoal. O desemprego pode ser uma ameaça ou pode ser uma oportunidade, dependendo da sua área de atuação (se você é uma pessoa que oferece treinamentos de como se dar bem em uma entrevista de emprego, por exemplo). 
O importante, aqui, é que você entenda quais são as suas características positivas (e quais podem ser melhoradas ainda mais), quais fraquezas precisam ser resolvidas com urgência, quais oportunidades devem ser aproveitadas (e como você fará isso) e quais ameaças devem ser acompanhadas de perto para que não prejudiquem muito o seu negócio.

• Desejos para 2021, metas generalizadas , visualização de onde quero estar até o fim do ano

Aqui, vou sonhando e pensando em tudo o que gostaria de construir ao longo do próximo ano. Tudo bem, a gente sabe que existe uma grande possibilidade de as coisas mudarem muito até lá (e é por isso que é importante você revisitar o seu planejamento com frequência). Mas, apesar disso, você precisa criar um norte, um ponto para se guiar. Para quem não sabe onde quer chegar, qualquer caminho serve.

Aqui, novamente, ajuda pensar por departamentos e avaliar os pontos anteriores: canário atual da empresa e swot. Tudo o que já surgiu no seu planejamento, agora, vai virar objetivo. Ao longo de 2021, por exemplo, eu quero dedicar mais tempo da minha semana para estudar e quero melhorar a minha conexão com o público que me acompanha nas redes sociais. Não vou pensar em como vou fazer isso, não agora. Mas vou pensar no máximo de detalhes de tudo o que eu quero construir.

• Objetivos principais: foco no primeiro trimestre

Eu só planejo, com muitos detalhes, o primeiro trimestre. Assim, vou precisar ter menos trabalho ajustando o caminho já definido anteriormente. Pego todos os desejos feitos no item anterior, avalio os pontos mais urgentes e importantes, pra mim e pro meu negócio, e distribuo ao longo dos três primeiros meses. Atenção: não vai querer fazer TUDO (resolver todos os seus problemas, aprender o que precisa, aproveitar todas as oportunidades) logo de cara, hein?! É impossível fazer tudo. Inclusive, recomendo a minha série de vídeos no IGTV em que falo sobre essencialismo…tem tudo a ver com esse assunto (@janainavmarin). 

Também incluo coisas que não necessariamente surgiram como urgentes para o meu negócio, mas que são importantes para mim.
Tendo isso definido, começo à pensar em como vou fazer para atingir o resultado desejado. Para cada objetivo, penso em uma ou mais ações que poderão me ajudar a chegar lá. Algumas ações são criadas pensando em resultados positivos anteriores, outras são testes mesmo (faz parte). Faço isso para cada objetivo do trimestre.

Com relação aos prazos, olho apenas para o primeiro mês. Pego todas as ações e objetivos de Janeiro, avalio se são realmente viáveis, se estão mesmo bem detalhados e defino um prazo (realista, de acordo com a minha rotina). Os prazos de fevereiro, defino no final de janeiro e por aí vai. Ao final do trimestre, faço uma análise simples de como foi o trimestre que está acabando e começo tudo de novo para o trimestre seguinte. Depois de definir os objetivos, as metas e prazos para janeiro, incluo tudo na planilha 5W2H. É através dela que eu faço o meu acompanhamento semanal.

Lembre-se: esse formato não é (e nem deve ser) rígido. É como eu resolvi fazer esse ano, mas já tenho alguns pontos que quero incluir no ano que vem. É muito importante que você pesquise outras formas de fazer o seu planejamento estratégico, vá testando e entendendo como funciona melhor pra você.
Espero que essa matéria ajude você a olhar com olhos mais atentos ao seu negócio e que te deixe mais fortalecida para o ano que está vindo.

Muita força pra nós, empreendedoras!

Boas festas pra todas e se cuidem <3